[Covid-19] Article #2 : Comment organiser le retour dans ses locaux ? (2/2)

Dans une série d'articles, Crisalyde vous propose en amont du déconfinement des réflexions et partages d'expérience pour vous aider à affronter ce nouveau défi pour vos organisations. Loin de se présupposer détenteurs d'une vérité absolue ou d'une puissance moralisatrice, illusions dangereuses dans le métier de la gestion de crise, il s'agit humblement de partager nos constats et travaux qui émergent de l'accompagnement de nos clients.

[Pour retrouver la première partie de cet article, cliquez ici !]

La crise inédite que traverse notre société et nos organisations de travail est décrite par nombres d’experts -et le Président de la République- comme une “guerre”. Il y aurait sans doute matière à débattre des heures sur l'usage du terme. En tout cas, trois points cruciaux sont cohérents avec cette analogie : le déferlement, le dérèglement de toutes les organisations et la divergence des opinions. Tout cela dans un contexte économique et social incertain, complexe et mouvant.

Un contexte difficile dans lequel les managers doivent appréhender les aspects humains et organisationnels essentiels à la reprise d’activité. Crisalyde tente dans cette seconde partie d’article de vous apporter quelques pistes de réflexions sur le chemin du déconfinement et de son impact sur vos activités. 

• Comment vont ceux avec qui vous interagissez? Faut-il envisager de nouvelles modalités de collaboration?

Vous avez sans doute déjà identifié les clients, fournisseurs, prestataires et partenaires indispensables à votre reprise d'activité. Comment vont-ils? Dans quelles mesures et dans quels délais seront-ils opérationnels? Pouvez-vous les aider d'une manière ou d'une autre? Est-il nécessaire de revoir vos façons de collaborer?

- Vos clients

Un diagnostic rapide de "l'état de vos clients" vous permettra de voir s'il est nécessaire de réadapter votre offre commerciale, voire d'engager une nouvelle campagne prospective. Posez-vous également la question de la relation de confiance qui vous lie, et la manière dont le confinement l'a entamé ou renforcé, de part et d'autre.

- Vos fournisseurs et prestataires

Cette crise a généré de nouveaux problèmes. Vous avez également dû recentrer vos priorités. Il sera probablement nécessaire de réadapter la liste de vos prestataires et fournisseurs en conséquence. Sans oublier de consulter les clauses qui vous lient ! Méfiez-vous de la "fausse bonne idée" qui vous fera entrer par négligence dans une bataille juridique.

Pensez également à établir les critères de sécurité que vous allez imposer à vos prestataires intervenant physiquement : ils doivent, au même titre que vos collaborateurs, participer à la sécurité commune. C'est à vous de fixer le cahier des charges : port des équipements de protection individuels, heures et lieux d'intervention, signalement obligatoire du fournisseur en cas de cas confirmé de Covid...

- Vos partenaires

Dans cette période difficile il est d'autant plus important de pouvoir s'entraider. Peut-être est-il possible de négocier avec vos partenaires des échanges de prestations ou de services ? De mutualiser des offres pour gagner en lisibilité et en efforts ?

• Vers une nouvelle organisation ? 

Pour 6 Français sur 10, le télétravail est accueilli positivement. Seuls 12% des salariés ne souhaitent pas changer leurs habitudes et attendent de retrouver leur ancien rythme de travail, selon une étude Deskeo. 

Ce télétravail imposé et généralisé aura permis d’expérimenter cette pratique, ses avantages mais également d’en mesurer les limites. L'organisation plus fréquente de réunions en visio ou en audio ou l'utilisation des plateformes de travail collaboratif permettent d'être plus agiles. Le présentiel est indispensable pour être en prise avec ses équipes. Que décidons nous de conserver? Dans quelles proportions?

Quoi qu'il en soit, ce retour dans les locaux nécessitera de mettre en place une nouvelle organisation : roulement des équipes plus importants, élargissement des horaires, réorganisation des postes de travail, mise en place de nouveaux outils… Le moment est peut-être venu de développer l’autonomie de vos collaborateurs, leur créativité et de les mettre en responsabilité par rapport à l'organisation de leur travail.

L’importance de la vie privée a aussi été mise en exergue dans cette crise. Le confinement aura peut-être permis à certains salariés de mieux concilier vie personnelle et vie professionnelle. Comment conserver ce nouvel équilibre?

Le travail à distance ne peut être la solution exclusive. Le défi sera de trouver la savante alchimie entre présentiel et télétravail dans les futures organisations qui doivent se construire, en collaboration avec l’ensemble du personnel et ses représentants.

N'oubliez pas de prendre en compte la capacité de résilience que vous offre cette généralisation du télétravail : avec les grèves et le Covid, ce télétravail a sauvé de très nombreuses entreprises. Malheureusement, il y aura d'autres crises à l'avenir !

• Les premières leçons à tirer pour (re)construire ensemble 

A ce stade de la crise, des premiers enseignements peuvent être tirés. Comment avez-vous réagi ? Qu'est-ce-qui a fonctionné ? Qu'auriez-vous pu faire mieux ou différemment ? 

Comme nous l’évoquions dans notre premier article, chercher à redémarrer votre activité à l'identique, le plus rapidement possible, se révélerait probablement plus dommageable que bénéfique. Les premiers jours de la reprise doivent être, autant que possible, consacrés à l’écoute et la réadaptation.

Le retour d’expérience (RETEX) est une phase essentielle. Cette écoute attentive doit concerner toutes les strates de votre organisation. Ecouter les difficultés actuelles et passées (gardes d’enfants, confrontation à la maladie, difficultés économiques, peurs...), accepter les critiques sur l’organisation mise en place, recevoir les bonnes propositions… Avec humilité.

Nous vous conseillons de désigner une personne ou un service pour organiser ce RETEX. Si vous en avez la possibilité, vous pouvez bien sûr externaliser cette tâche ô combien stratégique. Assurez-vous de bien cibler vos attentes : vous n'avez peut-être pas besoin d'un rapport de 300 pages reprenant point par point tout ce qu'il s'est passé depuis le mois de mars au regard de 14 méthodes d'analyses différentes... Un vrai RETEX est avant tout une démarche qui aboutit à un résultat que vous pouvez exploiter.

Le retour d'expérience est une étape essentielle pour se projeter "dans le monde d'après". Elle doit permettre à votre structure et vos salariés d'entrer dans une démarche de résilience qui vous aidera à mieux affronter les prochaines crises... ou les prochains rebondissements liés au Covid.

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Une aide rapide en synthèse....

Nous avons tenté de résumer ces deux demi-articles sur le déconfinement et le retour dans vos locaux sous la forme d'un schéma récapitulatif. Nous espérons qu'il vous sera utile !