[Covid-19] Article #3 : Comment évaluer et adapter son dispositif de reprise d'activité post-confine

Dans une série d'articles, Crisalyde vous propose des réflexions et partages d'expérience pour vous aider à affronter cle défi que représente le Covid-19 dans vos organisations. Loin de se présupposer détenteurs d'une vérité absolue ou d'une puissance moralisatrice, illusions dangereuses dans le métier de la gestion de crise, il s'agit humblement de partager nos constats et travaux qui émergent de l'accompagnement de nos clients.

Ca y est, depuis le 11 mai, la France est entrée dans l'ère post-confinement. Nous le savons, tout ne redémarrera pas comme avant. Votre entreprise doit reprendre son activité graduellement et/ou partiellement et dans un cadre sanitaire fixé par les autorités. Vous avez travaillé sur ce sujet, et élaboré une stratégie de reprise de votre activité qui a ou va démarrer. Mais attention : il est essentiel de savoir évaluer son efficacité pour savoir réagir et vous adapter. Car, on le sait bien, rien ne se passe jamais comme prévu dans les plans...

L’équipe Crisalyde tente dans ce troisième article de vous apporter, à partir de l’expérience développée auprès de nos clients, quelques points indispensables à ce redémarrage.

Un plan, mais comment? 

• Fixer clairement les objectifs

Après avoir identifié quelles étaient les tâches vitales pour redémarrer progressivement, vous devez statuer sur un plan comprenant des objectifs clairs : quels sont les buts à atteindre ? Qu'est-ce qui représente le socle fondamental de votre activité ? Ces buts ne peuvent être décorrélés de l'évolution de la situation sanitaire et des réglementations (qui se précisent en fonction des résultats des études épidémiologiques). Avez-vous l’ensemble de vos collaborateurs disponibles pour ces objectifs ? Si oui, comment ? Comment répartir les tâches et leurs thématiques, et dans quelle limite temporelle ? 

• Des indicateurs pour évaluer les écarts 

Planifier est un premier pas vers une reprise d’activité pérenne. Identifier des indicateurs d’évaluation en amont de la construction du plan est la garantie de s’engager dans la voie la plus viable. Cependant, la pertinence de l'évaluation dépend de la précision des indicateurs définis, tant qualitatifs que quantitatifs. Ces derniers vous permettront de mesurer l’écart entre ce qui vous attendiez de votre plan de reprise (objectifs) et ce qui est au final observé.  Tout écart nécessite votre attention, pour déterminer son acceptabilité ou pas. Un trop grand écart doit vous encourager à vous demander si la mesure prise n’était pas trop ambitieuse à ce stade, eu égard aux moyens mis en oeuvre, à la maturité de la structure, des employés, des collaborateurs, du temps dédié… Ces réflexions vous conduirons à faire les réajustements nécessaires au maintien de votre plan de reprise d’activité.  

Laisser un temps à la prise d’effet des décisions, tout en se laissant l’opportunité de la flexibilité. 

• Les résultats ont besoin d’un temps précis

Quel délai laissez-vous à vos actions pour qu’elles montrent leurs résultats? Si le questionnement semble simple, il est en vérité complexe de bien calibrer ce temps. Un temps  trop court peut donner l’impression de résultats trop maigres. Un temps trop long risque de laisser une situation jusque là maîtrisée basculer dans le rouge. Ce calibrage, déterminé à partir de calculs rationalisés ou d’une pure intuition humaine, est l’une des clés pour obtenir un résultat au plus près de vos attentes et de celles de vos collaborateurs. 

• Décider n’est pas définitif

La crise en cours vient confirmer qu’une décision ne peut être qu’évolutive : décider n’est pas inscrire dans le marbre. De même, décider d’une mesure n'est pas forcément décider de LA bonne mesure. La base de l'adaptation est l'évaluation : vos décisions doivent bénéficier de temps, mais aussi d’une flexibilité et d’ajustements en fonction du retour de vos équipes, de leurs adhésions, et des résultats.  

Une reprise d’activité par et pour le collectif 

• Faire comprendre le mécanisme décisionnel à vos équipes

La période actuelle contribue à l’émergence de nombreuses incertitudes et la confiance de vos collaborateurs a pu s’éroder. L’urgence est donc à la compréhension de la voie de relance. Vos collaborateurs doivent se sentir personnellement impliqués dans la mise en œuvre de votre stratégie :

- Efforcez-vous de donner une vision complète des enjeux à tous les collaborateurs. Exprimez-vous en termes simples, mais sans masquer la complexité de la réalité.

- N'apportez pas des réponses toutes faites aux défis à relever, capitalisez sur l’intelligence collective : laissez vos collaborateurs faire leurs propres recherches et tirer leurs propres conclusions, car il peuvent avoir des éléments pertinents qui vous ont échappés à prendre en compte.

• Un suivi du redémarrage de l’activité par les collaborateurs 

Un plan de reprise de l’activité avec un management dit participatif n’écarte pas pour autant la place central du directeur ou manager. En effet, le manager reste là pour définir un objectif à atteindre. Les collaborateurs le comprennent, l’appréhendent, demandent si nécessaire plus d’explications. Une fois le but compris, les collaborateurs ont une marge de manœuvre élargie pour atteindre ledit objectif. Il reste alors à vos collaborateurs le suivi de l’avancée de leurs tâches dans le redémarrage de l'activité, et au manager à fournir une vision d’ensemble sur le déploiement du plan de reprise. 

• Des objectifs de reprise d’activité remplis, mission accomplie ? 

Alors que les objectifs que vous aviez fixés semblent remplis, la situation paraît désormais sous contrôle. Mais vous êtes-vous questionné sur les efforts consentis par vos équipes pour atteindre des objectifs dans un temps probablement restreint ? Déconfinement, reprise d’une activité plus conséquente, temps d’adaptation, autant de facteurs qui peuvent rapidement épuiser vos équipes. Une mission accomplie signifie que vos objectifs sont atteints mais aussi que vos équipes en ressortent grandies et plus confiantes. Une responsabilité morale du manager en soit. 

Plan de Continuité d'Activité -> Plan de Reprise d'Activité -> Plan de Continuité d'Activité ?

Nous ne le répéterons jamais assez : le déconfinement n'est pas la fin de la crise. L'instabilité va durer plusieurs mois, et dans le pire des cas un nouveau confinement pourra survenir.

Vous devez donc faire au mieux pour trouver le temps de réaliser un court retour d'expérience de la phase de confinement. Qu'avez-vous appris ? Que vous a-t-il manqué ? Qu'est-ce qui aurait pu être plus efficace ? En évaluant votre gestion de ces deux mois de confinement, vous pourrez préparer en anticipation votre stratégie pour les évolutions possibles de la situation.

Il peut paraître insurmontable de prendre ce temps alors que vous et vos équipes vous battez pour réussir ce redémarrage. Mais ce temps consacré ne sera pas perdu, et fera la différence si la situation évolue de nouveau défavorablement.